Cómo garantizar el cumplimiento laboral
Las irregularidades en materia de prevención de riesgos laborales, retribución salarial o protección de datos personales son una amenaza constante para empresas y trabajadores. Desde la perspectiva del empleado, conocer sus derechos y obligaciones es una prioridad, pues los incumplimientos contractuales afectan a su bolsillo tanto como a su bienestar; respecto al empresario, proceder siempre con arreglo a la legislación vigente permite evitar sanciones económicas, salvaguardando además su imagen profesional y la de su negocio.
El cumplimiento laboral —traducción literal del labour compliance anglosajón, con significado muy próximo— puede definirse como la función, dentro de la empresa, orientada a gestionar los riesgos vinculados al incumplimiento de medidas y cláusulas en el marco corporativo. Con ello, pretenden evitarse multas, disputas legales y pérdidas económicas y reputacionales.
Porque un cumplimiento ético y eficiente de la normativa laboral es posible, en las siguientes líneas se detallan recomendaciones que ayudan a garantizar el acatamiento por parte de la empresa, de todas sus obligaciones con respecto a las leyes salariales, el tratamiento de datos personales o la seguridad en el trabajo.
Conocer las leyes laborales vigentes en su actividad es básico
Las normas y leyes en el trabajo comprenden un ámbito extenso, intrincado y cambiante en España, difícil de abarcar para los entrepreneurs y empresarios noveles. Suya es la obligación, sin embargo, de conocer en profundidad todo el marco legislativo que rige y condiciona su actividad profesional desde el día de su inscripción en el Registro Mercantil.
En este sentido, la organización debe procurar a sus recursos humanos la formación necesaria para el desempeño de sus funciones. Asimismo, esta capacitación abarcará al uso de la maquinaria, las tecnologías, etcétera, indispensables para el cumplimiento de los objetivos asignados.
También corresponde a la empresa de los riesgos que la actividad conlleve para la salud de los trabajadores, así como la adopción temprana de medidas encaminadas a salvaguardar su seguridad. De igual forma, la organización está obligada a ‘diseñar’ un entorno de trabajo con las condiciones lumínicas y ambientales adecuadas (ventilación, climatización, etcétera). La legislación al respecto no puede sintetizarse en unas pocas líneas, por lo que se aconseja consultar a especialistas en Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social.
Vigilancia de la ley salarial y de las horas extra
Una de las demandas laborales más frecuentes se produce por el incumplimiento de las condiciones salariales pactadas en el contrato. Para las empresas, respetar y abonar puntualmente la retribución mensual no es suficiente sin el pago de las horas extra, debidamente computadas y registradas a lo largo del mes.
Dos son las vías más comunes para abonar las horas extra, de acuerdo con el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores:
- Sumarlas a la nómina mensual, a condición de que la cuantía corresponda con la hora extra establecida en el contrato o en las normas del convenio colectivo y de que su cuantía esté por encima de las horas ordinarias.
- Compensar las horas extra con días de descanso, a convenir en los cuatro meses subsiguientes, generalmente con una hora de descanso por cada hora adicional de trabajo realizado.
Los empleadores deben tener presente el carácter voluntario de las horas extra, cuya cantidad en ningún caso puede superar las 80 al año. Si el trabajador ‘descubre’ horas extra impagadas, podrá acreditarlas fácilmente sirviéndose del contrato y otros documentos similares al presentar la papeleta de conciliación y, de no alcanzarse un acuerdo satisfactorio para ambas partes, la demanda judicial.
A propósito de este punto, quizá te interese saber que el descuento del salario como consecuencia de la impuntualidad del trabajador no supone una sanción.
La tecnología, ‘aliada’ para el cumplimiento de las normas sobre prevención de riesgos laborales
La observancia de la Normativa de Prevención de Riesgos Laborales es obligatoria en cualquier empresa, pues las negligencias al respecto se sancionan con hasta 2.450 euros en su grado máximo. Las medidas y precauciones adoptadas son especialmente críticas en los sectores de la construcción, el transporte, la metalurgia, los hidrocarburos, la minería o la pesca marítima.
La tecnología ha demostrado ser un ‘aliado’ para la identificación de riesgos potenciales. También ayuda a vigilar que los trabajadores dispongan en todo momento del equipamiento y los conocimientos más adecuados. El uso de plataformas digitales orientadas a la formación, de sistemas de videovigilancia inteligentes o de herramientas que incorporen big data y otros sistemas de análisis de datos permite evaluar las condiciones del entorno laboral y reducir la accidentalidad entre los recursos humanos.
Proteger la privacidad de los datos personales de los empleados
Con la introducción de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD) en 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2016, el tratamiento de los datos personales de los empleados se ha convertido en una cuestión delicada. Con todo, sólo una minoría de empresas comprende la gravedad que supone la cesión de información relativa a la salud, la orientación política, etcétera, de un trabajador a terceras partes sin su consentimiento.
Para satisfacer el cumplimiento laboral, las empresas deben asumir su responsabilidad en la custodia y protección de cualquier dato de carácter personal de los recursos humanos que integran su organización. Es importante distinguir, en este punto, el rol que desempeñan el encargado del tratamiento del fichero y el responsable del mismo: mientras que la titularidad del fichero recae sobre la primera figura, la segunda asume simplemente la gestión y utilización de los datos en nombre del primero.
Los incumplimientos de la LOPD y la RGPD acarrean multas elevadas para la empresa infractora. En 2021, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sancionó con 50.000 euros a la compañía constructora IZA por revelar información relacionada con la salud de un empleado.
En definitiva, el cumplimiento laboral es materia de especial interés para el empresario. En los últimos años, la normativa vigente en el trabajo ha adquirido una densidad y complejidad nunca antes vista. Cada vez son más las empresas que deciden confiar estas funciones a un bufete experto en asesoría laboral, cuyo expertise y bagaje legal les permita adelantarse a los conflictos y disputas que surgen en el marco laboral.
