Cómo cumplir con las obligaciones fiscales
El incumplimiento de obligaciones fiscales y contables es la principal causa sancionadora de la Agencia Tributaria a PYMEs y grandes empresas. En concreto, los intereses, recargos y otras sanciones relacionadas reportan a la Hacienda Pública más de 1.500 millones de euros al año.
Satisfacer las deudas tributarias, así como su contabilización precisa y ordenada, es una obligación recogida en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Con la presentación adecuada de declaraciones y pagos fiscales, las empresas logran que su actividad se desarrolle sin conflictos con la legislación vigente. Las negligencias, omisiones o irregularidades al respecto acarrean multas elevadas que deterioran la tesorería de la organización, amén de dañar su imagen corporativa.
Las siguientes líneas proporcionan consejos y estrategias sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales, incluyendo la presentación de impuestos y la contabilidad.
Computar todos los ingresos adicionales a las ventas
Las sociedades civiles y mercantiles tienen obligación de declarar, a través del Modelo 200, todos los ingresos derivados de su actividad. Un error frecuente es computar únicamente los ingresos por facturas de venta, por ser los habituales de la empresa, olvidando otros de carácter extraordinario que puedan ingresar a la tesorería en momentos puntuales del año tributario.
Estos ingresos extraordinarios incluyen (1) la variación de existencias en stock, sean productos o materias primas, a declarar como ingreso o gasto dependiendo del incremento o disminución de su valor durante el último año fiscal; (2) las ayudas estatales recibidas para el desarrollo de su actividad profesional, esto es, las subvenciones; (3) los ingresos derivados de intereses y ganancias por productos financieros, a condición de que sean atribuibles a su actividad, y (4) cualquier ganancia proveniente de la venta de productos entre el personal de la organización, es decir, los autoconsumos.
Respetar los plazos establecidos por la ley
El retraso en el pago de deudas tributarias, sin que pueda justificarse en causa mayor, es una falta que no pocas empresas cometen y que acarrea recargos en el monto final de los impuestos. En otras palabras, la impuntualidad supone un perjuicio tanto para la ‘salud’ económica de la empresa como para su reputación. Cuanto mayor sea el retraso, mayor será la sanción.
Además de respetar las fechas clave para la presentación de los distintos modelos tributarios, las empresas deben anticiparse y emitir los pagos dentro de los plazos establecidos por la ley. De lo contrario, las operaciones estarán fuera de plazo para la Hacienda Pública.
Adelantarse a las fechas de presentación supone un beneficio para las organizaciones con problemas financieros, pues les interesa conocer a la mayor brevedad si disponen de capital suficiente para satisfacer las deudas tributarias. Si el resultado de la declaración es negativo, recibirán la devolución antes del plazo previsto; en el peor de los escenarios, dispondrán de un margen de maniobras suficiente para obtener un extra de financiación que les permite cumplir con sus obligaciones con la Agencia Tributaria.
En situaciones de emergencia, además, ser previsor permite diferir una parte de las ventas hasta el siguiente periodo impositivo, para reducir la carga impositiva durante el presente trimestre o año fiscal. Esta estrategia legal interesa cuando se produce un pico en la demanda de productos o servicios que se cobrarán a crédito.
Así, para evitar retrasos y otras negligencias en el pago de tributos, el uso de softwares de gestión contable y fiscal es recomendable, y la oferta disponible se adapta a las necesidades de grandes y pequeños negocios (Holded, Anfix, Gextor, Sage Contabilidad, Contasol, etcétera).
Externalizar la gestión contable
Las startups y pequeñas empresas carecen de personal y recursos suficientes para añadir a su organigrama un departamento de contabilidad, y generalmente, optan por mantener un asesor fiscal y contable en plantilla. Sin embargo, existe una alternativa de creciente aceptación: externalizar este servicio a través de gestorías y bufetes especializados en asesoría contable.
Delegar en terceros la gestión contable y fiscal de una empresa supone un ahorro de tiempo y costes, que permite concentrar el talento y la energía de su staff en la actividad comercial, en lugar de diluirla en obligaciones financieras y contables que, en sí mismas, no producen utilidades para su tesorería.
Al tercerizar estas funciones en asesores y consultores ajenos a la empresa, se deja en manos expertas una amplia gama de deberes fiscales: emisión de facturas, control de pagos y cobros pendientes, informes de presentación de modelos tributarios, cierres contables, etcétera. Con ello se obtiene, además, una mayor transparencia y una gestión automática de todos los aspectos fiscales y contables de negocio.
Aplazar los pagos y deudas tributarias
Posponer el pago de impuestos es un derecho legítimo de las empresas, recogido en la Orden HAP 2178/2015. Sin necesidad de aval, cualquier negocio puede solicitar el aplazamiento o fraccionamiento de deudas tributarias de un máximo de 30.000 euros, un recurso útil para aquellos negocios con problemas temporales de liquidez que necesiten diferir esta obligación.
Este aplazamiento conlleva, además de una tramitación simplificada, conlleva un interés mínimo del 3,75%, que supone un incremento mínimo del pago de los tributos acumulados a la Agencia Tributaria, siendo por tanto una solución más beneficiosa que cualquier préstamo bancario, pues carece además de comisiones de apertura.
Vigilar la inclusión de gastos no deducibles
La gestión de las obligaciones tributarias de la empresa exige, además de puntualidad, precisión en el cómputo de los gastos deducibles, de forma que entre ellos no figure ningún desembolso considerado no deducible por la Agencia Tributaria. A continuación se listan los principales gastos que no deberían contabilizarse en el pago de impuestos:
- Las compras ajenas a la actividad empresarial, como la adquisición de cualquier producto o servicio para uso y disfrute particular de los directivos, socios o empleados.
- La devolución principal de cuotas de préstamos concedidos (no así la cuota correspondiente a intereses y demás).
- Las sanciones interpuestas por las administraciones públicas (Seguridad Social, DGT, Agencia Tributaria, etcétera), que bajo ningún concepto deben recibir el tratamiento de gastos fiscales.
- Las transacciones realizadas con entidades o profesionales que residan en países incluidos en la lista de paraísos fiscales de Hacienda.
