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¿Sabías que aproximadamente el 40% de las facturas impagadas lo son por errores en la realización de las facturas?

En Medicina dicen que es mejor prevenir que curar, así que voy a enseñarte algunas pautas para que cuando factures tus servicios profesionales a tus clientes puedas prevenir un impago, o tener herramientas para poder reclamar el pago de tus honorarios.

En este artículo te hablo de evitar impagos del moroso premeditado, es decir, el que no tiene intención de pagar. Para el que no puede pagar estos consejos te proporcionarán una herramienta para probar que hay un compromiso de pago por parte del cliente, y en caso de que éste no se produzca, podrás reclamar la devolución del IVA, pero esto es carne para otro artículo.

Seguro que hay algunas pautas que ya sabes, pero aún así considero que no está de más repasarlas. Son las siguientes:

1. Pon todos tus datos en la factura y asegúrate de que son correctos. Más vale perder unos minutos en revisarlos que dar argumentos al moroso para retrasar el pago. Los datos que deberían aparecer son: tu nombre y apellidos, tu NIF y tu domicilio social completo.
2. No olvides poner tus datos de contacto (web, email, teléfono, fax, móvil…), a modo de servicio de atención al cliente o algo así. Te sugiero que lo pongas en el pie de la factura, de forma que matas varios pájaros de un tiro: al cliente le abres un canal de comunicación directo donde te puede indicar si hay algún error en tu factura, y además evitas que pueda alegar contra ti que te ha dejado la factura impagada por un error que no se puede subsanar por falta de comunicación.
3. Los datos del cliente. Igual que en tu caso, denominación social, NIF/CIF y domicilio social completo. Revísalo también antes de enviar la factura.
4. La numeración de la factura ha de ser correlativa, y se ha de incluir la fecha de emisión de la misma.
5. Como dirían en la película “Airbag”, EL CONCEPTO. El concepto de la factura es el servicio que has prestado. Esta es una valiosísima herramienta que, bien empleada, nos va a ayudar a prevenir muchas facturas impagadas y nos va a dar argumentos para reclamar al moroso, si finalmente se produce el impago. En el concepto describe detalladamente qué has hecho. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico y has hecho una plantilla de WordPress para un cliente, indica en nombre de la plantilla, dimensiones, tecnologías empleadas, y todo aquello que te ayude a concretar la oferta. No es lo mismo “Plantilla de WordPress” que “Plantilla de WordPress denominada CLIENTE X WP desarrollada con la imagen corporativa del cliente, a tres columnas, con un plugin …”.
6. Busca apoyos a tu factura que le den fuerza, como por ejemplo un contrato previo, un presupuesto aceptado (importante la aceptación del mismo), un albarán de entrega, y cualquier cosa que confirme que has realizado el trabajo. Por ejemplo en el caso anterior, podríamos entregar al cliente la factura, tras haber firmado el contrato previo, junto con un wireframe del diseño resultante, o una captura de pantalla. Se trata de tener más donde agarrarte.
7. Cuida que los importes sean correctos y correspondan con el compromiso previo, si lo hubiese (te aconsejo que lo haya y esté validado por el cliente). Pon atención a los impuestos que correspondan y aplica las retenciones oportunas.
8. Pon vencimiento a todas tus facturas, y si puede ser incluye este vencimiento en las condiciones previas contractuales que te ha de firmar el cliente. A partir de esta fecha podrás reclamar sobre tu factura impagada intereses y penalizaciones.
9. Deja muy clara la forma de pago. Personalmente te aconsejo que seas tú quien cobre al cliente, y que no dejes en manos del cliente que sea él quien te pague. Las formas de pago pueden ser mediante pago al contado, recibo bancario, cheque, transferencia, pagaré, etc. Elige la que mejor se adecúe a tus necesidades y a las de tu cliente.
10. Lo más importante, la conformidad del cliente. deja un hueco en la factura para que el cliente firme su conformidad. Si es posible, que ponga nombre y apellidos, NIF, cargo que ostenta en la empresa y que la firma sea legible. Si tu cliente es una empresa, pide además que te pongan el sello. De este modo hay un reconocimiento tácito de la deuda.

Espero que con estos 10 consejos para evitar facturas impagadas minimices tu riesgo y puedas dedicarte a tu negocio.

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