Una parte importante del trabajo freelance debe ser utilizado en forma productiva y eficiente. Para esto puedes programar tu tiempo como bloques cada día, o períodos al azar a cualquier hora del día o de noche.

Independientemente de nuestros patrones de trabajo individual, todos los autónomos mantienen a algún tipo de horario, calendario de tareas o lista de funciones a hacer. (Si no tienes algún tipo de horario, debes comenzar uno hoy.)

En este post voy a explicar por qué es bueno tener un horario o calendario bien definido y estructurado. También te daré cinco consejos para aprovechar al máximo tu horario en línea.

Algunas de las ventajas de utilizar un calendario u horario en línea

Los horarios hechos en papel están bien, pero tienen muchas limitaciones. Escribir algo es un método probado para ayudar a recordarlo más adelante. Sin embargo, un horario en línea te permite acceder a la programación en cualquier lugar gracias a la creciente disponibilidad de celulares y conexiones Wi-Fi. Con la capacidad de sincronizar calendarios y listas de tareas con teléfonos inteligentes o tablets portátiles, puedes mantenerte en la tarea incluso cuando estás fuera del sitio o fuera de línea.

No tienes que preocuparte accidentalmente dejando un planificador en la casa u oficina solo para ese momento embarazoso de tener que decirle a un cliente que no sabrás hasta llegar a tu oficina y comprobar tu horario y disponibilidad. Si tu caligrafía no es para nada buena, los calendarios en línea pueden ahorrarte tiempo y elimina la frustración de tratar de interpretar tu propia escritura a mano y preguntarte lo que estabas tratando de recordar o programar.

5 Maneras de aprovechar al máximo tu calendario en línea

Abajo se encuentra una lista de cinco sencillos consejos que te ayudarán a obtener el máximo rendimiento con un calendario en línea.

Mantén tus asuntos de «casa» y «trabajo» como eventos separados. Muchos calendarios en línea permiten separarlos por color o por categoría. Esto es vital. Poder diferenciar visualmente los sucesos que están teniendo lugar ayuda a priorizar tu tiempo y compromisos. Los proyectos y reuniones algún día irán más tarde en la noche. En otros días un importante evento casero podría venir en medio de la jornada de trabajo. Descuidar cualquiera de estas cosas puede dañar tu reputación con los clientes o tu impacto en tus compromisos sociales.

Utiliza el calendario para las citas, no como una lista de tareas pendientes. El calendario y tu horario no es una lista de tareas pendientes. Es muy fácil agregar eventos que no son tiempo específicos tales como ‘llamar al cliente sobre el pago,’ ‘finalizar diseño’, etc. A menos que sea un evento específico que realmente se lleva a cabo como una reunión o un tiempo reservado para un proyecto explícito, utiliza una lista de tareas pendientes. Un desorden en el calendario puede ser estresante y abrumador, pudiendo causar confusión o indecisión. Con una visión más clara de tu tiempo no programado puedes enfocar tu atención en tu lista de tareas pendientes. Utilizando una lista de tareas importantes te da la capacidad de organizar, tachar o priorizar las tareas y proyectos que necesitan atención inmediata.

Elige el diseño correcto a la vista. Utiliza la vista de calendario que mejor se acomoda a tu patrón de trabajo. Esto puede hacer la diferencia en tu experiencia con un calendario en línea. La mayoría de los calendarios en línea permite la elección de una vista de lista, día, semana y mes. La vista de la semana es una gran opción, lo que le permite ver con antelación lo suficiente sin ser abrumados por mes.

Sincroniza a través de múltiples plataformas para mejorar el acceso y la seguridad. La sincronización entre cada una de tus plataformas se mantiene al día en todo momento (es decir, teléfono celular, navegador, tabletas y aplicaciones de escritorio). Los cambios realizados en un dispositivo pueden sincronizarse a los demás. Si tu ordenador es un ordenador de escritorio, claramente no puedes llevarla contigo a esa reunión. Los dispositivos portátiles pueden ayudar a asegurarte de que tienes una copia completa y actual de tu calendario y horario contigo en todo momento.

Crear una vista de acceso de cliente para comunicaciones de proyecto mejorada. La posibilidad de tener un calendario del cliente te permite separar visualmente un proyecto específico de tus otros compromisos. Con muchos calendarios en línea también puedes compartir un enlace de calendario con otros lo que les permite ver el calendario y el progreso en un proyecto. Los clientes disfrutan de mantenerse informado y les da la sensación como si tuvieran un papel activo en un proyecto. Los paneles en los calendarios de proyecto les dan una forma de ver, pero no modificar, sus actividades de programación y gestión del proyecto. Mantener a un cliente feliz y motivado es siempre una decisión sabia.